Informatika alapismeretek » Felhasználói programok

Fejezet menü:

Szövegszerkesztés- Szerkesztők
- Tipográfiai
- Mentés
- Stílusok
- Körlevél
Táblázatkezelés
- Alapfogalmak
- Műveletek
- Hivatkozások
- Diagram
- Adatbázis
Prezentáció
- Fejlesztők
- Mentés
- Objektumok
- Minták, sémák
- Táblázatok
- Diavetítés
- Nyomtatás
- Készítés
Access
- Bevezetés
- Access
- Táblák
- Lekérdezések
- Űrlapok
- Jelentések
- Feladatok
Back to top

Felhasználói programok

A szoftvereknek három nagy csoportja van: operációs rendszerek, rendszerközeli programok és a felhasználói programok.

A felhasználói programok általában egy adott terület kiszolgálását végzik (pl. szövegszerkesztés, táblázatkezelés...). Vannak általános és speciális felhasználói programok. A speciális programokat egyedi problémák kezelésére készítik, célprogramoknak is nevezik őket.

Szövegszerkesztés

A szövegszerkesztők

Egyszerű szerkesztők

Az ilyen típusú szövegszerkesztőkkel nem lehet a beírt szöveget formázni. Lehetőség van a szöveg beírására, javítására, mentésére, nyomtatására, betöltésére. Legfeljebb keresést, cserét, szövegblokk-műveleteket tartalmazhat. Parancsfájlok, konfigurációs állományok és forrásprogramok szerkeszthetők velük. Ilyen például a Norton Editor, Jegyzettömb, Linux esetén pedig a joe, vi és emacs.

Professzionális szövegszerkesztők

Formázott dokumentumok készítésére használhatók. Az állományok binárisan vagy karakteresen kódolva tárolják a formázási beállításokat. Leveleket, jegyzeteket, rövidebb könyveket írhatunk segítségükkel. Ilyen például a MS Word, WordPad, WordPerfect, Linux esetén a Magyar Office, kWrite, OpenOfficeWriter.

Kiadványszerkesztők

Könyvek, újságok nyomdai előkészítő munkáinak elvégzésére használhatók. Főként szövegek, képek, ábrák, táblázatok tördelését készíthetjük el segítségükkel. Ilyen például a Ventura, QuarkXPress, MS Publisher, Adobe Indesign.

vissza

Tipográfiai fogalmak

Margó

A margók a lap szélén üresen hagyandó sávok. A dokumentum szövege a margók által határolt területre, a szövegtükörre kerül. A margók nagysága állítható. Megkülönböztetünk felső, alsó, bal, jobb és kötési margót.

Szöveghelyek

Fejléc: a felső margó sávjában megjelenő szövegterület. Tartalmazhatja az oldalszámot, a szerző nevét, a mű címét, alcímet

Lábléc: az alsó margó sávjában megjelenő szövegterület. Tartalma ugyanaz lehet, mint a fejlécnek.

Szövegtükör: a margók által határolt terület a dokumentum szövege számára.

Lábjegyzet: a szövegtükör aljára helyezhető, amely a szöveghez fűzött megjegyzéseket, magyarázatokat tartalmazhatja.

Karakter

A szövegszerkesztő programok legkisebb formázási egysége a karakter, amely betű, számjegy vagy írásjel lehet. Karakterformázási műveletek: betűtípus, betűstílus, méret, betűpozíció ( emelt, süllyesztett), betűközök ( ritkított, sűrített) állítása.

Bekezdés

A bekezdések szavakból, mondatokból, sorokból épülnek fel. A szövegszerkesztők a bekezdés egységét egy nem nyomtatható karakterrel, a bekezdés jellel ( ś ) választják el. A bekezdés önállóan formázható egység. Bekezdés-formázási lehetőségek: igazítás, sorköz, térköz, behúzás, tabulátor pozíciója, szegélyezés, árnyékolás, felsorolás, pozicionálás a lapszélekhez képest, fattyú- és árvasorok kezelése.

Behúzás: a bekezdés sorainak a kezdete és a vége, a margókhoz képest. Az első sor behúzás külön megadható. A bal és a jobb behúzás a többi sor kezdetének és végének távolsága a margótól. A függő behúzás a felsorolásnál és a számozásnál teszi áttekinthetővé a szöveget.

Szakasz

A szakasz a dokumentum legnagyobb formázható egysége. Segítségével a dokumentumban eltérő oldalbeállításokat, tulajdonságokat lehet alkalmazni. Szakaszformázási művelet a hasábolás is, amikor a szöveget több oszlopba tördeljük.

Illusztráció

Ha az illusztráció (kép, rajz, táblázat) nem tölti be az egész oldalt, akkor azt a szövegben kell elhelyezni. Ez többféleképpen tehető meg: körbefuttatással, egyszerű képbeillesztéssel (ebben az esetben a szövegrészek szétválnak) vagy a képek egymásra helyezésével.

Kép beszúrásánál a kép másolata a dokumentumba kerül. Csatolásnál a szövegbe csak a képre való hivatkozás kerül.

vissza

Dokumentumok mentése

Egy dokumentum mentése különböző kiterjesztések megadásával is megtehető. Ezáltal megoldható a dokumentumok hordozhatósága különböző alkalmazások között. Választható kiterjesztések:

RTF: Rich Text Format, a legtöbb szövegszerkesztő tudja olvasni.

TXT: egyszerű szövegszerkesztők által is értelmezhető formátum. Így elmentve a formázások elvesznek.

DOC: MS Word formátuma, több más szövegszerkesztő is tudja értelmezni.

PDF: Portable Document Format, hordozható dokumentum formátum. Teljes megjelenést tartalmazza.

PS: az Adobe által kifejlesztett Post Script lapleíró nyelv használatával előállított állomány kiterjesztése.

HTM, HTML: weboldalként elmenthető, formázott szöveg

vissza

Stílusok

A dokumentumok különböző részeinek a formázási gyűjteményei a stílusok. Segítségükkel hatékonyan állíthatunk be többféle formázást is egyszerre. Típusai:

Karakterstílus: a kijelölt szövegrész karakterformázását állítja.

Bekezdésstílus: a bekezdés formátumait egy lépésben állítja.

Táblázatstílus: a táblázat tulajdonságait határozza meg.

Listastílus: felsorolások, listák igazítását, felsorolás jeleit, számozását, betűtípusait állítja.

Új stílust akkor érdemes létrehozni, ha többször használjuk a sok műveletet igénylő formázást. Tartalomjegyzéket is stílusok segítségével hozhatunk létre.

vissza

Körlevél

A körlevél olyan dokumentum, amely az állandó szöveg mellett változó szövegrészeket is tartalmaz. Ilyen például egy meghívó, egy szerződés, stb. Az állandó szövegrészeket tartalmazó dokumentumot törzsdokumentumnak, a változó részeket tartalmazót pedig adatforrásnak nevezzük. A törzsdokumentumot egy adatforrás tartalmával egészíti ki a program. Az adatforrás egy táblázat, melynek első sorában, a táblázat fejlécében mezőnevek vannak. A törzsdokumentumban a mezőnevekre hivatkozunk.

vissza

Táblázatkezelés

Alapfogalmak

Szerkesztőléc: itt végezhető el az adatok, képletek szerkesztése.

Munkaterület: nagyméretű, üres táblázat, mely sorokból és oszlopokból áll.

Cella: a táblázat egy rubrikája.

Cellacímzés: oszlop-, majd sorazonosító megadása.

Blokk/tartomány: több cellából álló terület, mely lehet összefüggő vagy nem összefüggő.

Munkalapok: egyszerre rendelkezésre álló táblázatok.

Munkafüzet: az egyszerre használt munkalapok.

vissza

Néhány művelet a táblázatban

Beszúrás

Ha teljes sort vagy oszlopot szeretnénk beszúrni, akkor a kijelölt sor fölé, illetve a kijelölt oszlop elé szúrhatunk be újat. Egy cella beszúrására is van lehetőség. Ekkor abba a cellába kell állni, ami elé vagy fölé szeretnénk beszúrni az új cellát, majd a Beszúrás\Cellák… menüpontban kiválaszthatjuk, hogyan történjen a beillesztés.

Oszlopszélesség, sormagasság

A szélességet megadhatjuk karakterszélességben, de egérrel is méretezhetünk. Az optimális szélességet elérhetjük, ha az oszlopok választóvonalán duplán kattintunk. Elrejtéskor a kijelölt oszlop szélessége 0 lesz, az oszlop tartalma nem törlődik. Felfedéssel lehet újból láthatóvá tenni az elrejtett oszlopot. A Formátum\Oszlop, illetve Sor menüpontban is beállíthatók a szélességek, magasságok.

Másolás, kitöltés

Általában a táblázatkezelők másoláskor a cella tartalmával együtt a formátumot is másolja. Ha meg szeretnénk adni, hogyan másoljon, válasszuk a Szerkesztés\Irányított beillesztés funkciót.

A másolás speciális módja a kitöltés. Ezzel a módszerrel képleteket, függvényeket is másolhatunk. Az automatikus kitöltés funkció segítségével beírt értékeket folytatni próbál. Programfüggő, hogy milyen automatikus listákat tud készíteni a táblázatkezelő program, de akár saját egyéni listánkat is elkészíthetjük az Eszközök\Beállítások menüpontban.

Számformátumok

A számok megjelenítését az alkalmazott területi beállítások is befolyásolják. Meg lehet határozni, hogy például a tizedestörtek egész és törtrésze közé vesszőt vagy pontot tegyünk, milyen pénznemet használjunk, hogyan jelezzük az ezres tagolást, stb. Ezeket a Vezérlőpult, illetve az Eszközök\Beállítások menüpontban szabályozhatjuk. Egyéni számformátum megadására is van lehetőségünk. Ezt a Cellák formázása\ Formátumkód rovatban tehetjük meg.

 

jelentés	formátumkód	példa
Kötelezően kiírandó számjegyek	0	0,00
Tagolás jelzése, csak az értékes jegyek kiíratása	#	Ezres tagolás: # ##0
Mértékegység meghatározása	Mértékegységet idézőjelek közé tesszük, a számtól \ jel választja el	# ##0\ " km/s "
Külön egység a pozitív és negatív számoknak	; választja el a két részt	# ##0\ " többlet " ; # ##0\ " hiány "
Szín jelzése	[ ]	# ##0\ " többlet " ; [piros] # ##0\ " hiány "

vissza

Cellahivatkozások

Relatív cellahivatkozás

A képletek másolásakor a cellacímek az új helynek megfelelően változnak.

Abszolút cellahivatkozás

Akkor használjuk, ha másoláskor valamelyik cella címét rögzíteni szeretnénk. Ilyenkor egy-egy $ jelet írunk a sor-, illetve oszlopazonosító elé.

Vegyes cellahivatkozás

Ha csak az oszlop-, vagy csak a sorazonosítót rögzítjük, akkor vegyes címzésről beszélünk. Ilyenkor csak a rögzítendő címrész elé teszünk $ jelet.

vissza

Diagram

A szemléltetett adatokat adatsoroknak nevezzük. Az adatsorok elhelyezkedhetnek soronként vagy oszloponként is a táblázat jellegétől függően. Az adatsorok első cellájában szereplő értékek mutatják, hogy melyik oszlopban melyik adatsor helyezkedik el. Ezeket az értékeket az adatsor nevének nevezzük.

Diagramtípusok:

Kör-, és tortadiagram: egyetlen adatsort tudunk ábrázolni vele. Akkor érdemes használni, ha valamely mennyiség megoszlását szeretnénk szemléltetni.

Oszlop-, és hasábdiagram: több adatsor egymás melletti ábrázolására is alkalmas.

Vonaldiagram (grafikon): az adatokat pontokként ábrázolja, s azokat összeköti. Ügyelni kell az adatok nagyságrendjére és összetartozására!

Pontdiagram: akkor használjuk, ha mindkét tengelyen számokat szeretnénk szerepeltetni. A pontok összeköthetők.

Kombinált diagram: több eltérő jellegű adatsor szemléltetésére alkalmas. Az egyes adatsoroknak más típusú diagramot választhatunk.

Egyes diagramrészek utólag is formázhatók. Ilyenek az adatsorok, tengelyek, diagramcím, tengelycímek, jelmagyarázat, vezetőrácsok, rajzterület, feliratok.

vissza

Adatbázis-kezelő funkciók

Adatbevitel

Ha a táblázat túl nagy, rögzíthetjük az adattábla címsorait az Ablak\Adattábla rögzítése menüponttal. A rögzítés ugyanitt oldható fel.

Az adatok bevitelét űrlappal is megtehetjük. Ebben az esetben elég az oszlopfejléceket (mezőneveket) begépelni, majd kijelölni, s ezután az Adatok\Űrlap menüpont segítségével egy űrlapot kapunk.

Rendezés

Az összes rendezendő adatot ki kell jelölni, s az Adatok\Sorba rendezés funkcióval rendezhetünk. Ha kijelöltük a mezőneveket is, akkor a Van rovatfej funkciót válasszuk. Általában több szempont szerint is rendezhetjük az adatokat.

Szűrés

Az egyszerűbb szűrési feladatok az AutoSzűrő funkcióval, a bonyolultabbak az Irányított szűrővel végezhetők el. Irányított szűrésnél a szűrő szempontjait egy kis táblázatban, a szűrőtartományban adjuk meg. Az első sorban azok a mezőnevek vannak, amelyekre szűrünk, a többi sorban pedig a feltételek szerepelnek. Az irányított szűrést az Adatok\Szűrő\Minden látszik paranccsal tudjuk kikapcsolni.

vissza

Prezentáció

Fejlesztőeszközök

A legnépszerűbb bemutató-készítő programok: MS PowerPoint, Harvard Graphics, OpenOffice Present.

Alkalmazható nézetek:

Normál

Diarendező: a diák kicsinyített képét mutatja. A sorrend módosításához, a diák tulajdonságainak megtekintéséhez használhatjuk.

Diavetítés

Jegyzetoldal: a diákhoz kapcsolódó jegyzetek megjelenítését szolgálja. Itt rendezhetjük át a jegyzet elemeit, képet is illeszthetünk a lapra.

vissza

A bemutató mentése

A prezentáció többféle fájltípusban is elmenthető. A legfontosabbak:

PPT: a PowerPoint szokásos típusa

HTM: a bemutatót weblapok formájában menti. Létrejön egy nyitóoldal tartalomjegyzékkel és hivatkozásokkal.

MHT: webarchívum. Egyetlen nagy méretű állományt készít, mely böngészővel olvasható.

POT: tervezősablon. A dia sablonját menti.

PPS: a fájl megnyitásakor elkezdődik a vetítés.

GIF, JPEG, PNG, TIFF, stb.: az egyes diákból képfájlt készít.

RTF: vázlat. A diacímeket, felsorolások pontjait menti el, szövegszerkesztővel olvasható formátumban.

vissza

A bemutató objektumai

Az objektumok meghatározott tulajdonsággal rendelkező elemek. Például egy kép, egy szövegdoboz. A bemutató diái is objektumoknak tekinthetők.

Műveletek objektumokkal

Csoportba foglalás: a kijelölt objektumokat egyetlen objektummá fogja össze. Ezáltal megkönnyíthetjük a mozgatást, méretezést, stb.

Sorrend: az egymást fedő alakzatok sorrendjét módosíthatjuk.

Rács- és vezetővonalak: az objektumok elhelyezését egy háló segíti. Ezen kívül vízszintes és függőleges vezetővonalat is használhatunk.

Igazítás, elosztás: főként az objektumok középre igazításához használjuk.

Forgatás, tükrözés

Váltás a beépített alakzatok között: a kijelölt alakzat típusát változtatja meg.

Hiperhivatkozások

Bármely objektumhoz rendelhetünk hiperhivatkozást a Beszúrás\Hiperhivatkozás menüpont segítségével.

Típusai:

Létező fájl vagy weblap megnyitása

Ugrás az aktuális bemutató meghatározott diájára

Új dokumentum készítése

Elektronikus levél írásának kezdeményezése

Fájlok esetén célszerű relatív elérési utat megadni, így a hivatkozások a fájl áthelyezése esetén is érvényesek maradnak.

Szöveg a dián

Szöveget szövegdoboz segítségével írhatunk a diára. A szövegdoboz elkészítése után begépelhetjük, majd formázhatjuk tartalmát. Lehetőségünk van a szöveg árnyékolt megjelenítésére is.

A bekezdéseknél állíthatjuk az igazítást, sorközt és térközt. A behúzás és tabulátorpozíciók a szövegdoboz minden bekezdésére egyformán érvényesek.

Képek

A ClipArt gyűjtemény sok grafikát tartalmaz. A legtöbb ClipArt objektumot a Csoportbontás paranccsal részekre szedhetjük, majd újraszerkeszthetjük.

Helyőrzők

A helyőrzők téglalap alakú keretek, melyek megkönnyítik a diát alkotó objektumok beillesztését. Az elrendezés kiválasztásakor automatikusan felkerülnek a diára. Szaggatott vonal keretezi a helyőrzőket. Formázás és szerkesztés szempontjából a többi objektumhoz hasonlóan viselkednek.

vissza

Minták, sémák

A diaminta az egyes diák, jegyzetoldalak és emlékeztetők külalakját, közös elemeinek tulajdonságait határozza meg. A minta tartalmazza a dátum, az élőláb és a dia sorszámának megjelenítéséhez használt szövegdobozokat.

A színséma a dia gyakran előforduló elemeinek színét határozza meg. A színséma beállítása után az új diák a megadott színnel jelennek meg.

vissza

Táblázatok, diagramok

Táblázatok

Táblázatot a legegyszerűbben úgy hozhatunk létre, ha egy táblázatot tartalmazó elrendezést választunk. Létező táblázat esetén a Létrehozás fájlból gombot jelöljük be az objektum beillesztésekor, majd keressük meg a fájlt. Ha a tallózás után bejelöljük a Csatolást, akkor az eredeti táblázat utólagos módosításai automatikusan átkerülnek a bemutatóba.

A prezentáció készítésekor ügyeljünk arra, hogy a táblázat az egyik legnehezebben átlátható objektum. A táblázat csak kevés sort és oszlopot tartalmazzon, melyeket szegélyekkel válasszunk el egymástól!

Diagram

Diagramot vagy a Beszúrás menü vagy egy alkalmas helyőrző segítségével illesztünk a diára. A megjelenő diagram adatait egy külön Táblázat ablak mutatja. A diagramon történő dupla kattintással szerkesztő üzemmódba kerülünk.

Szervezeti diagramot is készíthetünk, mely egymás alá- és fölérendelt elemeket ábrázol. A beosztott elem a kijelölt elemmel alárendelt, a munkatárs pedig mellérendelt viszonyba kerül. Az asszisztens a kijelölt elem és a beosztott elem között helyezkedik el. Elemeit külön mozgathatjuk, méretezhetjük.

vissza

Diavetítés

Vetítési beállítások

A vetítés módjának típusai:

Bemutatás élőszó mellett: teljes képernyős vetítés

Kirakati bemutató: teljes képernyős vetítés, automatikus lapozással

Irányított bemutató: a bemutató külön ablakban kerül vetítésre. Az ablak korlátozott menüsort és eszköztárat tartalmaz, melyek segítségével a felhasználó vezérelheti a vetítést.

Áttűnések

A lapozás során az egyes diák közötti átmenetet nevezzük áttűnésnek. Beállítható az is, hogy lejátszáskor a továbbítás kattintásra vagy automatikusan, egy bizonyos idő elteltével következzen be. Megadható, hogy az áttűnés milyen gyorsasággal történjen, és a váltáskor milyen hangeffekt szólaljon meg.

Animáció

Animációnak nevezzük a dia elemeinek fokozatos megjelenítését, mozgatását. Segítségével kiemelhetjük a lényeges információkat. Viszont kerüljük a túlzottan mozgalmas megjelenítést, mivel ez elvonja a hallgatóság figyelmét a mondanivalóról!

Egyéni animáció alkalmazásával a dia egyes elemeihez a többitől eltérő megjelenést és sorrendet határozhatunk meg. Megadhatjuk, hogy az animáció kattintásra vagy automatikusan induljon el. Az animációhoz hang is rendelhető.

vissza

Nyomtatás

Nyomtathatjuk a diát vagy a jegyzeteket és emlékeztetőket. Megjeleníthetjük a dátumot, időt, szükség szerint automatikus frissítéssel vagy fix értékkel. Többféle oldalméret beállítására van lehetőség: pl. 35 mm-es dia, írásvetítő, szalag. Egyéni lapméretet is megadhatunk. Módosíthatjuk a lap tájolását és a diák sorszámának kezdőértékét is.

A Nyomtatás ablakban a nyomtatásra kerülő diák sorszámát adjuk meg a nyomtatási tartomány értékeként. Kiválasztható, hogy mit nyomtassunk: diákat, emlékeztetőket, jegyzetoldalakat vagy vázlatnézetet.

vissza

Mire figyeljünk a bemutató készítésekor?

Hangoljuk össze az egyes diák és a teljes diasorozat összhatását!

Talp nélküli (sans serif) betűtípust alkalmazzunk, ilyen pl. az Arial, Georgia, Verdana, Tahoma!

Ne alakítsunk ki keskeny szövegdobozokat, mert a szöveg túlzott tördelése rontja az olvashatóságot!

Egy-egy diára kevés szöveget írjunk, legfeljebb 4-5 vázlatponttal!

Ne használjunk 20 pontnál kisebb betűméretet!

A kiemelések túlzott használata rontja a hatást!

Az azonos szerepet betöltő elemek azonos színűek legyenek!

A nagyobb figyelmet igénylő részeknél semleges színeket alkalmazzunk!

Kivetített diákon sötét háttér és világos betűk használata javasolt, míg írásvetítő fólián átlátszó háttér és sötét színű betű alkalmazása célszerű!

Egy dián 2-3 kiemelésnél többet ne használjunk!

Egyéb illusztráció hiányában célszerű valamilyen grafikus díszítőelemet alkalmazni!

A képek ne tartalmazzanak túl sok magyarázatot!

Témaváltásnál alkalmazzunk más hátteret!

A háttérszín ne legyen túlságosan erőteljes, mert elvonja a néző figyelmét a tartalomról!

Egy dián belül ne használjunk egymástól eltérő szegélyeket!

Az azonos szerepet betöltő objektumok egyforma keretet kapjanak!

Hasonló funkciójú objektumok egyforma animációval jelenjenek meg!

vissza

Adatbázis-kezelés Access

Bevezetés

Adatbázis-kezelő rendszerek

Jellemzői:

nagy mennyiségű adatot kell kezelni

az adatokat kötött szerkezetbe foglalva tudjuk tárolni

az adatok olyan egyedekre bonthatók, amelyeket azonos tulajdonságokkal írhatunk le

a tárolt adatokkal különböző műveleteket kell végezni

Eredményei:

kevesebb adatrögzítési munka

naprakész adatok minden program számára

kisebb tárolóigény (nincs többszörös tárolás)

kevesebb programozási munka, gyorsabb fejlesztés

Feladatai:

a megtervezett adattáblák fizikai szerkezetének és kapcsolatainak létrehozása

az adatbevitel, adatmódosítások, törlések végrehajtása

az adatrekordok sorba rendezése adott szempontok szerint

az adatok megkeresése, válogatása, megjelenítése

listák, jelentések készítése

biztonsági másolatok készítése

Alapfogalmak

Adatbázis : adott alkalmazáshoz tartozó adatok összessége

Adatmodell : az adatbázis szerkezetét írja le. A szerkezet tartalmazza az adatok típusát, kapcsolatait, és az adatokon végrehajtható alapműveleteket is.

Legelterjedtebb adatmodellek:

hierarchikus modell : az adatokat faszerkezetben ábrázolja. Egy gyökéradatból elérhető az összes adat.

hálós modell : a hierarchikus szerkezet továbbfejlesztett változata.

relációs modell : az adatokat egymással kapcsolatban álló táblázatok rendszerében ábrázolja. Ezt használják a legismertebb adatbázis-kezelő programok: Access, dBase, FoxPro

A relációs adatmodell fogalmai

Adattábla : egyedtípusnak is nevezik.

Sor : egy-egy adatelemet (pl. egy beteg adatait) tárol. Rekordnak vagy egyed-előfordulásnak is nevezik.

Oszlop : az adatelemeket leíró jellemzőket mutatja. Mezőnek is nevezik. A mezőt az oszlopfejlécként megadott mezőnév azonosítja.

Elsődleges kulcs : a rekordok egyértelmű azonosítására szolgáló mező. Egyedinek kell lennie.

Kapcsolómező : a táblák közti logikai kapcsolatot megteremtő, mindkét táblában előforduló mező.

Idegen kulcs : olyan kapcsolómező, amely a másik táblában elsődleges kulcsként szerepel.

Táblák közti kapcsolat : a hivatkozó tábla egy rekordjához a másik táblának egy vagy több rekordja kapcsolódhat. Fajtái: 1:1, 1:N, M:N.

vissza

Az Access

Mi az Access?

Az Access az Office programcsomag része, relációs adatbázis-kezelő program. Az adatokat táblákba gyűjtve tárolja, de az adatbázis részeként kezeli az adatfeldolgozást egyszerűsítő egyéb segédeszközöket is. Az adatbázist objektumok gyűjteményeként értelmezi.

Az Access objektumai

táblák: a táblákban az egymással logikailag összefüggő adatokat tároljuk.

lekérdezések: egy vagy több tábla adatmezőinek tartalmát jeleníti meg. Az adatokat különböző feltételek szerint válogathatjuk, összesíthetjük, rendezhetjük.

űrlapok: az adatbevitelt, -módosítást, -megjelenítést segítik. Egyszerre általában egy rekord adatait mutatják

jelentések: formázott, lapszámmal, címmel, egyéb információkkal ellátott listákat készíthetünk a kiválasztott adatokról.

lapok: az adatokat interneten is elérhető formába alakíthatjuk.

makrók, modulok: az alkalmazás testre szabását, módosítását szolgáló programozási eszközök.

Az objektumokkal végezhető műveletek: megnyitás, tervezés, új objektum létrehozása, törlés, megjelenési forma beállítása.

vissza

Táblák

Új adatbázis létrehozása

Lépések:

Fájl/Új. a üres adatbázis

Új adatbázis-fájl nevének megadása, "Létrehozás"

Tábla létrehozása Tervező nézetben

Mezőnév:

azonosítja az oszlopot tartalmazó adattulajdonságot

maximum 64 karakter lehet

tartalmazhat bármilyen karaktert, kivéve pontot, felkiáltójelet, felső vesszőt, szögletes zárójelet. Nem kezdődhet szóközzel, nem tartalmazhat vezérlőkaraktereket.

Adattípus: az adatok tartalma határozza meg.

Szöveg : bármilyen nyomtatható karaktert tartalmazhat. Egy karakter 1 bájt helyet foglal. A mező maximális hossza 255 bájt, alapbeállítás 50.

Feljegyzés : a mező maximális hossza 64 KB. A feljegyzés szövege nem az adattáblában tárolódik, így a mező hosszát nem kell megadni.

Szám : akkor válasszuk ezt a típust, ha számolni akarunk az adatokkal. A Mezőtulajdonságok Mezőméret sorában többféle számtípus közül választhatunk:

Bájt: 0..255, a mező hossza 1 bájt

Egész: -32768..+ 32767, a mező hossza 2 bájt

Hosszú egész: egész számok 4 bájton

Egyszeres: egész, tört számok, a tizedesjegyek maximális száma 7

Dupla: egész, tört számok, a tizedesjegyek maximális száma 15

Decimális: egész, tört számok. A Skála mezőtulajdonságban beállíthatjuk a tizedesjegyek számát, ez maximum 28 lehet

Pénznem : pénzértékek és egyéb számadatok tárolására szolgál. A szám pozitív és negatív egész és tört érték lehet. Alapértelmezésben a pénznemet a szám után írja a program. 15 egész és 4 tizedesjegyet tartalmazhat. A mező hossza 8 bájt.

Számláló : a tábla rekordjainak egyedi azonosítására szolgál. Folyamatos sorszám vagy véletlen szám, amelyet az Access automatikusan hozzárendel az új rekordhoz. A mező tartalma nem módosítható.

Adatbevitel ellenőrzése

Mezőtulajdonságok/Általános/Beviteli maszk

A beviteli maszk annyi karakterből áll, amennyi a mező hossza.

Mezőbe írható karakterek	Maszkkarakter - kötelező adatbevitel	Maszkkarakter - nem kötelező adatbevitel
Számjegy	0	9
Számjegy, szóköz, előjel		#
Betű	L	?
Betű, számjegy	A	a
Bármilyen karakter	&	C

Érvényességi szabály

értéktartomány megadása, pl. between 1 and 8

értékek felsorolása, pl. ? a1 ? or ? b1 ? or ? c1 ?

Keresés az adatbázisban

Lépések:

ráállunk a megfelelő mezőre

Szerkesztés/Keresés menüpont

A Csere fülre átváltva a keresett értéket más adattal cserélhetjük ki.

Rekordok rendezése

egy mező szerinti rendezés

kattintsunk a mező valamelyik cellájára

Rekordok/Rendezés

több mező szerinti rendezés

helyezzük egymás mellé a mezőket

jelöljük ki őket

Rekordok/Rendezés

Rendezés megszüntetése: Rekordok/Szűrés/Rendezés törlése

Rendezési kulcs: a rendezés alapjául szolgáló mező.

Másodlagos rendezési kulcs: a rendezéshez kijelölt második mező.

Szűrés

kijelöléssel : ha egy adott mezőtartalommal azonosakat akarunk kiválasztani, álljunk rá, majd válasszuk a Rekordok/Szűrő/Szűrés kijelöléssel menüt.

kizárással : azokat a rekordokat szeretnénk elrejteni, amelyekben az éppen kiválasztott adat van.

szűrés űrlappal : egy üres űrlap mezőibe írjuk a szűrőfeltételeket. Szövegre vonatkozó szűrőfeltételnél használhatjuk a helyettesítő karaktereket (* ?)

Indexelés

A keresés az adatbázis-kezelés leggyakoribb művelete. Gyorsabb, ha az adatok rendezve vannak. Rendezés módjai: - tényleges fizikai átrendezés; - indexelés.

Indexelés: az adattáblát változatlanul hagyja, csak a rendezési kulcsot másolja sorba rendezve külön indextáblába. Az index a rekord sorszámát jelenti a rendezett sorozatban.

Tulajdonságai:

meggyorsítja a rendezések, keresése végrehajtását,

megnöveli az adatbázis méretét, lassítja az adatbevitelt.

vissza

Lekérdezések

Lekérdezésekkel végezhető műveletek

Lekérdezésekkel végezhető műveletek:

• mezők kiválasztása
• rekordok kiválogatása
• sorba rendezés
• több táblában tárolt adatok összeválogatása
• számítások
• adatkarbantartás

A lekérdezés a meglevő táblák alapján, a megadott feltételeknek megfelelő rekordokat jeleníti meg.

Eredménytábla : a megjelenített rekordok új táblája. Nem kerül be az adatbázisba. A lekérdezés megnyitásakor, az adatbázis aktuális rekordjai alapján készül el. Az eredménytáblában elvégzett módosítások átkerülnek az eredeti adattáblába.

A lekérdezések típusai

választó lekérdezések : kész táblákból gyűjtenek információkat. Rendezhetjük az adatokat, kilistázhatunk feltételeknek megfelelő rekordokat, összesítéseket számíthatunk ki. Egy-egy rekord adatait megváltoztathatjuk.

módosító lekérdezések : műveleteket végeznek a táblákkal. Új táblát hozhatnak létre (táblakészítő lekérdezés), valamilyen szabály szerint megváltoztatják a rekordokat (frissítő lekérdezés), új rekordokat fűzhetünk egy táblához (hozzáfűző lekérdezés), vagy törölhetünk egy táblából (törlő lekérdezés).

paraméteres lekérdezések : a szűrési feltétel értéke a lekérdezésben nem rögzített, csak futtatáskor kell megadni.

kereszttáblás lekérdezések : a lekérdezésben kétféle szempont alapján kigyűjtött és összesített adatokat jeleníthetjük meg olyan táblázatban, amelyben a szempontok határozzák meg a sorok és oszlopok feliratait.

Számított mezők : kifejezéseket tartalmaznak. A kifejezésekben a mezőneveket szögletes zárójelbe [], a dátumokat kettős keresztek # közé, a karaktersorozatot idézőjelbe kell tenni. Az eredménytáblában a kifejezés értéke jelenik meg.

Összesítő lekérdezések :

sum: összeadja a mezőben található értékeket

avg: átlagolja a mező adatait

min, max: legkisebb, legnagyobb értéket keresi

count: a nem üres mezőket számolja össze

Ezeket aggregáló függvényeknek nevezzük. Az összesítés sor nem maradhat üresen.

GroupBy: rekordok csoportosítása

Expression: ha egy számított mező kifejezésében aggregáló függvény szerepel

Where: segítségével szűrjük a lekérdezéshez felhasznált rekordokat

vissza

Űrlapok

Az űrlapot elektronikus formanyomtatványnak is felfoghatjuk. Szerepel rajta szöveges információ, amely segít a képernyőn látható mezők kitöltésében. A fontosabb információk kiemelhetők színezéssel, keretezéssel. Különféle háttérrel, ábrákkal, képekkel esztétikusabbá tehetjük űrlapunkat. Az űrlapon egyszerre több tábla adatait is megjeleníthetjük, ilyenkor egy fő- és egy segédűrlap mutatja az egymáshoz kapcsolódó adatokat.

Az űrlapokat használhatjuk:

• adatbevitelre,
• módosításra,
• adatmegjelenítésre,
• nyomtatásra,
• programvezérlésre,
• párbeszédekre.

Az űrlapterv 3 szerkezeti részből áll: űrlapfej, törzs, űrlapláb. Az űrlap bármely szakaszában előforduló elemeket objektumoknak nevezzük.

Ezek fajtái:

• Kötött : az adatforrásként kiválasztott táblából vagy lekérdezésből származik. A Mezőlistából választható ki.
• Kötetlen : olyan elemek, amelyeknek nincs adatforrása. Például feliratok, vonalak, képek.
• Vezérlőelem : grafikus felhasználói felületet nyújtó objektumok. Például lista, választógomb, parancsgomb.
• Számított : beviteli mező, amely egy kifejezés eredményét jeleníti meg.

vissza

Jelentések

Fajtái :

Egyszerű lista : egy vagy több tábla adataiból kiválogatott adatokat jelenít meg adott sorrendben.

Kimutatás : az adatokat csoportosítva, a csoport végén részösszeggel, a lista végén végösszeggel együtt jeleníti meg.

Formanyomtatvány : egy vagy több oldalon különböző szövegeket, egy adatsor adatait tetszőleges elrendezésben, vonalakkal, keretekkel egymástól elválasztva, ábrákkal kiegészítve tartalmaz.

Diagram : a számszerű adatokat grafikusan ábrázolja.

Levélcímke : öntapadós etikett nyomtatásához.

A jelentésekben, hasonlóan a lekérdezésekhez és az űrlapokhoz, csak hivatkozásokat és formátumokat tárolunk, adatokat nem.

A jelentés részei:

Jelentésfej : egyszer, a jelentés legelején jelenik meg.

Oldalfej : a jelentés minden oldalának tetején megjelenik.

Csoportfejléc: minden új adatcsoport előtt megjelenik egyszer.

Törzs : az adatforrás adatait jeleníti meg. Tartalma annyiszor ismétlődik, ahány megjelenítendő rekordot tartalmaz az adatforrás.

Csoportlábléc: az adatcsoport után jelenik meg egyszer, mielőtt újabb adatcsoport következne, vagy a jelentés vége előtt.

Oldalláb : a jelentés minden oldalának alján megjelenik.

Jelentésláb : csak egyszer, a lista legvégén jelenik meg. A listában szereplő adatok összesítését, mint végösszeg szoktuk ebben a szakaszban elhelyezni.

vissza

Gyakorló feladatok:

Hozzon létre egy új adatbázist a következő táblákkal:

Utak: útazon, úticél, úttípus, időpont, napok, utazásmódja, díj

Utas: szemigszám, név, város, törzsutas, telszám

Utazás: útazon, szemigszám, befizdátum, létszám

Határozza meg a mezők típusát! Az utak időpontja 2007.06.01. és 2007.08.31. között legyenek, ellenkező esetben írjon ki hibaüzenetet! Az utazásmódja mezőben 3 érték közül lehessen választani legördülő listából: repülőgép, busz, egyedi. A díj kitöltése kötelező pénznem formátumban, továbbá nem lehet 0 vagy negatív szám. Az Utas táblában a telszám mező és a szemigszám mező beviteli maszkját adja meg! Az Utazás tábla létszám mezőjében a befizetővel együtt utazók számát kell megadni úgy, hogy a gyermekek fél főnek számítanak.

Hozzon létre kapcsolatot a táblák között!

Vigyen fel adatokat mindhárom táblába!

Gyűjtse ki az Utazás táblából az útazon, szemigszám, az Utas táblából a név, az Utak táblából az úti cél mezőket! A kigyűjtött adatokat tegye abc-sorrendbe az utas neve szerint! Mentse el lek1 néven!

Gyűjtse ki a törzsutasok személyigazolvány számát, és nevét! Mentse el lek2 néven!

Gyűjtse ki azoknak a nevét, akik 3 főnél többen utaznak! Mentse el lek3 néven!

Gyűjtse ki az 5 napnál hosszabb utakat, és jelenítse meg az út azonosítóját, az úti célt, az út típusát, a napokat, a díjat és annak 15%-kal csökkentett értékét! A számított mező címe Akciósdíj legyen, pénznem formátumban jelenjen meg! Az adatokat az akciós ár szerinti csökkenő sorrendbe rendezetten jelenítse meg! Mentse el lek4 néven!

Gyűjtse ki a júliusi utakat! Mentse el lek5 néven!

Számítsa ki az Utazás tábla alapján, hogy az utasoknak mennyit kell befizetniük (a gyerekek 50% kedvezménnyel vehetnek részt az utakon)! A számított mező címe Befizösszeg legyen, pénznem formátumban jelenjen meg, egész számra kerekítve! Mentse el lek6 néven!

Készítsen olyan lekérdezést lek7 néven, amellyel a futtatáskor megadott értékhatárok közé eső árú utak nevét, azonosítóját, időpontját, és árát jeleníthetjük meg! A kigyűjtött adatok ár szerint növekvő sorrendben jelenjenek meg!

Számlálja meg, hogy egy-egy városban hány ügyfél lakik. Az összesítő mező címe utasszám, a lekérdezés neve lek8 legyen!

Összesítse naponta a befizetéseket! Csak a 2006.10.10-i bevételt jelenítse meg! Mentse el lek9 néven!

Készítsen egy statisztikát, amelyben kimutatja, hogy úti cél szerint melyik a legrövidebb és a leghosszabb utazás! Mentse el lek10 néven!

Készítsen kereszttáblás lekérdezést, amely megjeleníti az utak számát úti cél szerint, havonta! A sorok feliratát a célország, az oszlopok feliratát a hónapok sorszáma képezi! Mentse el lek11 néven!

Készítsen új táblát a törzsutasokból, amelyben csak az ő adataik szerepelnek! Mentse el lek12 néven!

Törölje az Utazás táblából azokat az utasokat, akiknél nincs kitöltve a befizdátum mező! Mentse el lek13 néven!

Módosítsa az Utak táblában a buszos utak adataiban az utazásmódja mezőt luxus autóbuszra! Mentse el lek14 néven!

Készítsen űrlapot új utasok adatainak bevitelére! Vigyen be néhány adatot az űrlapon! Tegyen képet is az űrlapra! Mentse el ur1 néven!

Készítsen listát, ahol az út típusa szerint csoportosítva jelenik meg az úti cél, a napok száma, és az utazás módja! A csoportok végén jelenítse meg az átlagos árat, a lista végén pedig az összes út átlagos árát!

vissza